SD-Reisekosten
Reisekostenrecht
Was sind Reisekosten?
Bewirtung
Jeder der beruflich eine Auswärtstätigkeit unternimmt hat Auslagen, wie Fahrtkosten, Verpflegungskosten , Übernachtungskosten, und sonstige Nebenkosten.
Diese Kosten können im Rahmen von gesetzlichen Regelungen erstattet werden. Angestellte können diese vom Arbeitgeber erstattet bekommen, oder in der Einkommensteuererklärung, als Werbungskosten angesetzt werden.
Ist man selbständig, können die Reisekosten, als Betriebsausgabe verbucht werden. Diese Betriebsausgaben erniedrigen damit den zu verteuernden Gewinn.
Was ist nun eine Auswärtstätigkeit im steuerrechtlichen Sinn?
Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer/Selbständige vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.
Wenn sie ihr Wohnung oder Arbeitsplatz verlassen und sie nur zur Post gehen, um die Geschäftpost zu erledigen, ist dies eine Auswärtstätigkeit.
Im neuen Paragraf §9 Abs. 4 ESTG wird der Begriff der ersten Tätigkeitsstätte statt der regelmäßigen Arbeitsstätte verwendet.
Wichtig ist: Es kann nur noch eine erste Tätigkeitsstätte geben.
Weshalb ist die Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte so wichtig? Fahrten zu der ersten Tätigkeitsstätte sind keine Auswärtstätigkeiten, sondern wie früher Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
Nur Dienstfahrten von der ersten Tätigkeitsstätte bzw. Wohnung sind Auswärtstätigkeiten. Erst dann besteht die Möglichkeit Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und sonstige Nebenkosten zu erstatten.
Aus diesem Grund hat die Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte eine weitreichende Bedeutung.
Wie ordnet man eine erste Tätigkeitsstätte zu?
Eine erste Tätigkeitsstätte ist die
- ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers,
- eines verbundenen Unternehmens
- oder eines vom Arbeitgeber bestimmtem Dritten,
der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.
Die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte wird anhand der arbeitsrechtlichen bzw. dienstrechtlichen Zuordnung des Arbeitsgebers bestimmt. Entscheidend ist, was der Arbeitgeber als erste Tätigkeitsstätte festlegt.
Bisher konnte eine regelmäßige Arbeitsstätte nur an betrieblichen Einrichtungen des Arbeitgeber vorliegen. Der Bereich ist jetzt erweitert worden. Es kann die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines rechtlich verbundenen selbstständigen Unternehmens / Tochtergesellschaft oder eines Kunden sein.
aber sie muss dauerhaft zugeordnet sein. D. h. die dienstrechtlichen Zuordnung sollte keine zeitlich Begrenzung enthalten. Wird von mehr als 48 Monaten also 4 Jahren gesprochen, so kann es als erste Tätigkeitsstätte festgelegt werden.
Arbeitsstätte bei Kunden und Tochterunternehmen
Eine Arbeitsstätte bei Kunden oder Tochterunternehmens geht nur, wenn der Arbeitgeber im Vorhinein den Arbeitnehmer länger als 48 Monate oder unbefristet zuordnet.
Ortsfeste betriebliche Einrichtung
Die erste Tätigkeitsstätte muss ortsfest sein. Ein Fahrzeug und fahrendes Schiff, Flugzeug kann keine erste Tätigkeitsstätte sein.
Home Office
Das häusliche Arbeitszimmer ist weder eine betriebliche Einrichtung des Arbeitgeber oder eines verbundenen Unternehmens auch nicht eines Dritten. Also ist es keine erste Tätigkeitsstätte.
Ist die dienstrechtliche Zuordnung nicht eindeutig
Ist keine oder nicht eindeutige dienstliche Festlegung vorhanden, so ist die erste Tätigkeitsstätte an der der Arbeitnehmer
1. typischweise arbeitstäglich tätig istGrundsätzlich
Die Rechnung muß auf den Namen des Unternehmens oder Selbständigen ausgestellt sein. Ansonsten kann die Vorsteuer nicht geltend gemacht werden.
Dem Arbeitnehmer können die Bewirtungskosten vollständig erstattet werden ohne das es hierzu ein Teil als lohnzuversteueren Einkommen zu sehen ist.
Selbstständige dürfen als Betriebsausgabe nur 70% der Bewirtungskosten gelten machen. Der Vorsteuerabzug geht aber aus dem vollen Betrag.
Neben der Rechnung müssen aber zusätzlich alle Beteiligten und der Grund der Bewirtung aufgezeichnet sein, damit das Finanzamt die Kosten annerkennt.
Bewirtung von Kunden bei Auswärtstätigkeiten
Werden Kunden auf Dienstreisen bewirtet, so ist die Verpflegungspauschale zu kürzen mit Frühstück: 20%, Mittagessen: 40% und Abendessen: 40% des Tageshöchstsatzes eines vollen Kalendertages. Der Sachbezugswert ist nicht anzusetzen. Keine Beachtung der 60 EUR Grenze.
Fand die Kundenbewirtung ohne Anspruch einer Verpflegungspauschale (Dienstreise unter 8 Stunden) statt, so ist nichts zu kürzen aber auch kein Sachbezugswert.
Fremdbewirtung von einem Kunden/Lieferanten
Wird der Arbeitnehmer von einem dritten eingeladen und bewirtet, so ist nichts zu kürzen. Auch kein Sachbezug. (Siehe BMF Schreiben Satz 78).
Beispiele:
1. Eintägige Reise und Bewirtung eines Kunden Ein Aussendienstler besucht mehrere Kunden an einem Tag, dazu ist er von 08:00 Uhr bis 17:00 Uhr unterwegs. Zum Mittagessen lädt er einen Kunden ein, die Rechnung beträgt 59,50 EUR.
Was ist als Reisekosten zu erstatten?
Der Arbeitgeber kann ihm den vollen Preis der Bewirtung von 59,50 EUR erstatten. Die Verpflegungskosten wären bei der Abwesenheitszeit 9 Stunden also 14,00 EUR. Da aber ein Mittagessen gewährt wurde sind 40% von dem Tagessatz eines vollen Kalendertages zu kürzen. Der Satz für 24 Stunden Abwesenheit beträgt 28,00 EUR. Davon sind 40% 11,20 EUR. Somit sind als Verpflegungskosten 2,80 EUR lohnsteuerfrei zu erstatten.
Was kann der Unternehmer als Kosten gelten machen?
Wenn die Rechnung auf die Firma lautet und die Aufzeichnung bewirtete Personen und Anlaß vorhanden ist, kann die Vorsteuer gelten gemacht werden, das wären 9,50 EUR.
Als Betriebsausgabe könnten nur 70% von 50 EUR, das sind 35,00 EUR angegeben werden.
Selbständige brauchen, wenn sie Kunden bewirtet haben, keine Kürzung der Verpflegungspauschalen vorzunehmen.
Grundsätzlich zum Arbeitsessen
Unter einem Arbeitsessen wird die Bewirtung von eigenen Arbeitnehmern durch den Arbeitgeber verstanden, ohne dass an dieser Bewirtung externe Geschäftspartner teilnehmen.
Als Aufmerksamkeiten gelten Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Das gleiche gilt für Speisen, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z.B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigeren Gestaltung des Arbeitsablaufes unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt und deren Wert 40 Euro nicht übersteigen.
Die Rechnung muß auf den Namen des Unternehmens oder Selbständigen ausgestellt sein. Ansonsten kann die Vorsteuer nicht geltend gemacht werden.
Bewirtung von Mitarbeitern (Arbeitsessen) bei Auswärtstätigkeiten
Werden nur Mitarbeiter auf Dienstreisen bewirtet und ist der Preis unter 40 EUR, und gelten die obigen Rahmenbedingungen, so ist die Verpflegungspauschale zu kürzen mit Frühstück: 20%, Mittagessen: 40% und Abendessen: 40% des Tageshöchstsatzes eines vollen Kalendertages.
Bei Reisen unter 8 Stunden ist kein Sachbezugswert anzusetzen. (Siehe BMF-Schreiben Satz 70 und R8.1 Absatz 8).
Bewirtung durch den Arbeitgeber bei einem eintägigen Seminar unter 8 Stunden
Hat der Arbeitnehmer bei einem Seminar ein Mittagessen erhalten, so ist der Sachbezugswert anzusetzen, wenn der Wert der Mahlzeit unter 60 EUR liegt. Ansonsten ist der vollen Wert der Mahlzeit der Lohnsteuer zu unterwerfen. Da die Auswärtstätigkeit unter 8 Stunden war, gibt es keine Verpflegungspauschalen. Wo keine Verpflegungspauschalen sind gibt es auch keine Kürzungen. Deshalb gilt die Sachbezugswertregelung.
Bei Flugreisen werden in der Regel kleine Mahlzeiten gereicht. Dies ist schön und gut, aber diese sind nun als Bewirtung durch den Arbeitgeber zu werten.
Wenn zum Beispiel bei einem eintägigen Inlandsflug vormittags von München nach Berlin und abends zurück, jeweils ein Brötchen und ein Getränk gereicht werden, hat man ein Frühstück und ein Abendessen erhalten.
Diese Meinung hat die Steuerbehörde. Sie hat in dem BMF-Schreiben vom Oktober 2014 ab 1.1 2015 bekannt gegeben, dass Mahlzeiten im Flugzeug zu der jeweiligen Tageszeit zu bewerten sind. Eine Abgrenzung nach den Uhrzeiten gibt es nicht.
Im obigen Beispiel steht dem Reisenden die Verpflegungspauschale für eine eintägige Reise in Höhe von 12,00 EUR zu. Aber das Frühstück ist mit 4,80 EUR und das Abendessen mit 9,60 EUR zu bewerten. Das sind zusammen 14,40 EUR. Damit erhält man keine Verpflegungspauschale mehr. Zum Glück braucht man aber auch nichts zu zahlen, da der Gesetzgeber eine Grenze eingefügt hat. Die Kürzung der Pauschalen kann maximal bis auf 0 EUR erfolgen.
Auch wenn die Mahlzeit im Flugzeug verweigern wird, ist die Pauschale zu Kürzung.
Dies gilt auch für Bus,Bahn und Schiffsreisen.
Für Selbständige gilt dies entsprechend, wenn die Mahlzeit nicht als Einzelposten auf der Flugrechnung erscheint. Wenn die Mahlzeit auf der Rechnung aufgeführt ist, so ist sie herauszurechnen.
Welche Kosten werden anerkannt?
Sonstiges
Als Fahrtkosten können die tatsächlichen Aufwendungen, wie Bus, Bahn, Taxi oder Flugzeug geltend gemacht werden. Fährt der Arbeitnehmer mit seinem privaten Fahrzeug, so können Pauschalen geltend gemacht werden.
Bei Benutzung eines Kraftwagens können 0,30 EUR pro gefahren Kilometer als Pauschale angesetzt werden. Für andere motorbetrieben Fahrzeugen gibt es 0,20 EUR. Die Pauschale für die Benutzung eines Fahrrad entfällt.
Auch die zusätzliche Pauschale für Mitfahrer ist nicht mehr aufgeführt und entfällt.
| Fahrzeug | Pauschale (EUR) |
|---|---|
| Pkw | 0,30 |
| Motorrad | 0,20 |
| Moped | 0,20 |
| Fahrrad | 0,00 |
Beispiel:
Sie haben eine Geschäftsreise mit ihrem privaten Auto unternommen und sind 200 Kilometer insgesamt von zu Haus bis zum Kunden und wieder zurück gefahren, so können Sie 200 * 0,30 EUR = 60 ,- EUR als Fahrtkosten ansetzten.
Wird der Arbeitgeber außerhalb seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig, so ist eine Verpflegungspauschale anzusetzen.
Auslandsreisen
Bei Auslandsreisen sind länderspezifische Sätze zu nehmen, hierbei bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht oder wenn dieser Ort im Inland liegt, nach dem letzten Tätigkeitsort im Ausland.
Die Verpflegungspauschalen sind auf die ersten drei Monate beschränkt, wenn die Tätigkeit an einer Tätigkeitsstätte ausgeführt wird. Eine Unterbrechung von vier Wochen führt zum Neubeginn.
Mahlzeiten wie Frühstück, Mittag und Abendessen
Wird dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen
für das Frühstück um 20 Prozent
für das Mittag und Abendessen um jeweils 40 Prozent der maßgeblichen Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag.
Grundsätzliches zur Gestellung von Mahlzeiten
Neu ist folgende Bewertung:
Wird dem Arbeitnehmer während einer beruflichen Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, ist diese Mahlzeit mit dem Wert nach Satz 6 (Sachbezugswert) anzusetzen, wenn der Preis für die Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt. (§8 Abs.2 Satz 8)
Das heißt, dass nun grundsätzlich jede Mahlzeit unter 60 EUR mit dem Sachbezugswert anzusetzen ist.
Aber es gibt eine Ausnahme:
Der Ansatz nach §8 Abs. 2 Satz 8 ESTG bewerteten Mahlzeit unterbleibt, wenn beim Arbeitnehmer für ihm entstehende Mehraufwendungen für Verpflegung eine Verpflegungspauschale nach §9 Absatz 4a Satz 1 bis 7 in Betracht käme.
Wird eine Verpflegungskostenpauschale erstattet und mit den jeweiligen Kürzungen von Frühstück 20%, Mittagessen 40% braucht man keinen Sachbezugswert mehr anzusetzen.
Ein Einzelnachweis mit Belegen in unbegrenzter Höhe ist nicht möglich. Es können nur Verpflegungspauschbeträge geltend gemacht werden. Diese richten sich nur nach der Abwesenheitszeit pro Kalendertag.
Für Reisen in das Ausland, gibt es länderspezifische Verpflegungspauschalen.
Beispiel:
Eintägige Reise
Ein Versicherungsmakler besucht mehrere Kunden an einem Tag, dazu ist er von 14:00 Uhr bis 22:00 Uhr unterwegs. Da der Versicherungsmakler nur 8:00 Stunden auf Geschäftsreise gewesen ist und es aber erst mehr als 8 Stunden Abwesenheit eine Pauschale gibt, geht er leider leer aus. Er kann keine Verpflegungskosten geltend machen.
Mehrere Reisen an einem Tag
Werden an einem Tag mehrere Auswärtstätigkeiten unternommen, so kann die Dauer dieser Reisen zusammengerechnet werden.
Ein Versicherungsmakler hat morgens Büromaterial gekauft und anschließend seine Post aus dem Schließfach geholt. Dazu war er von 9:00 Uhr bis 11:30 unterwegs. Nachmittags besuchter er ab 16:00 Uhr bis 22:00 Uhr Kunden. Es ergeben sich zusammen 8:30 Stunden als Abwesenheitszeit. Somit sind 14,00 EUR als Spesen auszuzahlen. Diese 14 EUR summieren sich über das Jahr gesehen auf an eine ansehnliche Summe. Bei 20 Tagen sind wir bei 280,- EUR.
Weiteres Beispiel:
Ein Arbeitnehmer startet eine Auwärtstätigkeit um 8 Uhr nach Hamburg und kehrt um 13 Uhr an seinen Arbeitsort nach Berlin zurück. Um 15 Uhr beginnt ein zweiter Kundenbesuch, diesen beendet er um 17 Uhr. Um 18 Uhr ist er nochmals bis 19:02 Uhr unterwegs. Die Dauer dieser Reisen kann nun zusammengerechnen werden. Für die insgesamt 8 Stunden und 2 Minuten wird ein Verpflegungspauschbetrag von 14,- EUR anerkannt.
Weil es so schön war noch ein Beispiel:
Ein Musiker tritt am Abend in einer Gaststätte auf. Er ist von 19:00 Uhr bis 3:00 Uhr am nächsten Tag unterwegs.
Auf dem ersten Blick sieht es schlecht aus. Die Pauschalen gelten pro Kalendertag. Er war am ersten Tag von 19:00 Uhr bis 24:00 Uhr also 5 Stunden unterwegs. Für 5 Stunden gibt es, wie wir wissen, keine Pauschalen. Nun zum zweiten Tag. Hier war er von 0:00 Uhr bis 3:20 Uhr unterwegs. Auch keine Pauschalen, es sind ja nur 3 Stunden und 20 Minuten.
Aber es gibt wie immer eine Ausnahme:
Bei zweitägigen Reisen ohne Übernachtung können die Zeiten zusammen addiert werden und bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit sind 14 EUR zu erstatten. Es gibt keine Zeitgrenzen zu beachten.
Unser Musiker hat es gut. Er war also insgesamt mehr als 8 Stunden unterwegs und kommt in den Genuß der 14,- EUR. Richtig gut haben es, die, die mehrere Tage unterwegs sind.
Beispiel einer zweitägigen Reise:
Ein Techniker fährt vom 12.01.20 um 17:00 Uhr zum Kunden. Dort arbeitet er bis 23:00 Uhr und übernachtet im Hotel. Am Morgen des 13.01.20 arbeite er noch beim Kunden und kehrt um 14:00 Uhr ins Büro zurück.
So gilt für den ersten Tag dem 12.01.20 eine Abwesenheitszeit von 5 Stunden. Für An- und Abreisetage bei Auswärtstätigkeiten mit Übernachtung gibt es 14,- EUR ohne Beachtung von Zeitgrenzen. Dies sind für diesen Tag 14,- EUR, da es ein Abreisetag ist. Am Rückreisetag war er 14 Stunden unterwegs, aber wie gesagt die Zeit ist nicht wichtig 14,- EUR. Insgesamt stehen ihm also 28,- EUR zu.
Beispiel einer dreitägigen Reise:
Ein Handelsvertreter fährt vom 12.10.20 um 8:00 Uhr auf Kundenbesuche. Er kehrt am 14.10.20 um 14:00 Uhr wieder in sein Wohnort zurück.So gilt für den ersten Tag dem 12.10.20 eine Abwesenheitszeit von 16 Stunden. Dies sind für diesen Tag 14,- EUR. Am zweiten Tag war er 24 Stunden unterwegs, also 28,00 EUR und am Rückkehrtag sind es wieder 14 Stunden, somit nochmals 14,- EUR. Insgesamt stehen ihm also 56,- EUR zu.
Achtung: Dreimonatsfrist!
Hier gibt es eine Dreimonatsfrist. Die Verpflegungspauschalen sind auf die ersten drei Monate beschränkt, wenn die Tätigkeit an einer Tätigkeitsstätte ausgeführt wird. Eine Unterbrechung von vier Wochen führt zum Neubeginn.
Behandlung der Übernachtungskosten als Reisekosten
Einzelnachweis
Grundsätzlich können Kosten für die Unterbringung während einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit gegen einen Nachweis in unbegrenzter Höhe erstattet werden.
Die Rechnung muß auf den Namen des Unternehmens oder Selbständigen ausgestellt sein. Ansonsten kann die Vorsteuer nicht geltend gemacht werden.
Pauschalen
Übernachtet Sie als Arbeitnehmer hingegen im Ausland, so können statt des Einzelnachweises auch die länderspezifischen Übernachtungspauschbeträge abgesetzt werden.
Einem Angestellten kann auch im Inland ohne Nachweis der Kosten 20,- EUR erstattet werden.
Diese Kosten sind auf den Zeitraum von 48 Monaten begrenzt, wenn der Arbeitnehmer immer denselben Auswärtstätigkeitsort aufsucht.
Selbständige
Die Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten sind die tatsächlichen Kosten anzusetzen. Es können keine Pauschalen in Anspruch genommen werden.
Frühstück
Umfaßt die Rechnung für eine Übernachtung auch die Frühstückskosten, so müssen 20% des Tageshöchstsatz für einen vollen Kalendertag (24h Abwesenheit) von den Verpflegungspauschalen abgezogen werden. Ist hingegen ein Mittagessen oder Abendessen enthalten, so sind jeweils 40% des Tageshöchstsatz für einen vollen Kalendertag (24h Abwesenheit) von den Verpflegungspauschalen abzuziehen.
Selbständige
Ist das Frühstück in der Rechnung als einzelner Posten enthalten, so ist das Frühstück vollständig abzuziehen.
Erleichterung
Ist kein Frühstück im Rechnungspreis enthalten, so ist in diesem Fall laut Bundesfinanzministerium "ein handschriftlichen Vermerk des Dienstreisenden auf der Hotelrechnung ausreichend, dass in den Übernachtungskosten kein Frühstück enthalten ist" (BMF-Schreiben vom 5.1.2001, DStR 2001 S. 621).
Behandlung der Nebenkosten bei Reisen
Reisenebenkosten sind Aufwendungen, die durch eine berufliche Reise entstanden sind. Diese können nicht den Fahrt,- Verpflegungs- oder den Übernachtungskosten zugeordnet werden.
Folgende Aufwendungen können Reisenebenkosten sein:
Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Reisegepäckversicherung, Aufwendungen für Ferngespräche sowie für den Schriftverkehr mit dem Arbeitgeber, Straßenbenutzungskosten wie Mautgebühren, Fährkosten, Parkplatzkosten und Kosten aufgrund eines Verkehrsunfalls.
Erstattet der Arbeitgeber die Reisenebenkosten, so ist der Betrag von der Lohnsteuer befreit. Werden die Kosten nicht vom Arbeitgeber erstattet, kann der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen als Werbungskosten geltend machen.
Was ist steuerpflichtig?
Der vom Arbeitgeber erstattete Betrag ist kein steuerpflichtiger Arbeitslohn, wenn die Pauschsätze (Verpflegungspauschbetrag , Übernachtungspauschale, Fahrtkostenpauschale) nicht überschritten werden.
Es darf auch nicht mehr als die tatsächlich nachgewiesenen Kosten erstattet werden. Zahlt der Arbeitgeber weniger Reisekosten, so kann der Differenzbetrag als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Wird mehr gezahlt so ist der übersteigende Betrag lohnsteuerpflichtig. D.h. er ist wie zusätzlicher Lohn zu behandeln.
Sonderregelung für Verpflegungspauschalen
Die Erstattung in Höhe der Pauschbeträge ist steuerfrei und kann bis zum doppelten der Pauschbeträge pauschal mit 25% versteuert werden.
Liegt ihr Einkommensteuersatz über 25%, so ist dies ein echter Spartip.
Beispiel:
Ist ein Arbeitnehmer mindestens 8 Stunden dienstlich unterwegs, so wäre die Erstattung von 14 Euro (Verpflegungspauschbetrag) durch den Arbeitgeber steuerfrei. Zahlt dieser jedoch das Doppelte, also 28 Euro, so kann der Arbeitgeber die 14 Euro, die den Pauschbetrag übersteigen, pauschal mit 25% versteuern.
Zahlt der Arbeitgeber mehr als das Doppelte, so muss der Betrag, der über der doppelten Verpflegungspauschale liegt, wie normaler Arbeitslohn mit dem individuellen Steuersatz versteuert werden.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer ist 14 Stunden unterwegs. Der Arbeitgeber erstattet ihm 30 EUR. 14,- EUR sind steuerfrei, da er ja mehr als 8 Stunden unterwegs war. Weitere 14,- EUR sind mit 25% lohnzuversteuern und schließlich sind die restlichen 2,- EUR mit dem individuellen Lohnsteuersatz zu versteuern.
Grundsätzlich
Die Regierung hat seit dem 1.1.2010 den Steuersatz bei Hotelübernachtungen von 19% auf 7% herabgesetzt. Das Frühstück hingegen hat aber weiterhin den vollen Steuersatz von 19%.
Grundproblematik: Getrenntes Ausweisen der Frühstückskosten
Damit die Hotelrechnungen umsatzsteuerlich korrekt sind müßen die Hoteliers, das Frühstück in der Rechnung getrennt ausweisen.
Frühstück in der Hotelrechnung
Umfaßt die Rechnung für eine Übernachtung auch die Frühstückskosten, so müssen 20% des Tageshöchstsatz für einen vollen Kalendertag (24h Abwesenheit) von den Verpflegungspauschalen abgezogen werden. Ist hingegen ein Mittagessen oder Abendessen enthalten, so sind jeweils 40% des Tageshöchstsatz für einen vollen Kalendertag (24h Abwesenheit) von den Verpflegungspauschalen abzuziehen.
Selbständige
Ist das Frühstück in der Rechnung als einzelner Posten enthalten, so ist das Frühstück vollständig abzuziehen.
Das seit 1. Januar 2014 geltende Reisekostenrecht wirft in der Praxis immer wieder Fragen auf. Antworten darauf soll das neue 65 Seiten umfassende BMF-Schreiben vom 25. November 2020 geben, welches das BMF-Anwendungsschreiben vom 24. Oktober 2014 ersetzt.
Die wichtigste Änderungen im Überblick:
1. Kürzung der Verpflegungspauschalen bei Mahlzeitengestellungen
Bewertung von Mahlzeiten in Flugzeugen,Bahn und Schiff als Bewirtung durch den Arbeitgeber
Ganz neu ist die Bewertung von Mahlzeiten die in Flugzeug, Zug oder Schiff gereicht werden. Diese gelten als Bewirtung des Arbeitgebers. Somit ist die Verpflegungspauschale zu kürzen um die bekannten 20% für Frühstück und 40% für Mittag/Abendessen. Die Verpflegungskosten müssen hierbei nicht offen auf der Rechnung stehen. Nur wenn der Beförderungstarife besagt es handelt sich nur um eine reinen Beförderungsleistung, liegt keine Mahlzeitengestellung also Bewirtung durch den Arbeitgeber vor.
Snack und Imbiss sind Mahlzeiten und somit Bewirtung durch Arbeitgeber
Neu ist auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, kann eine Mahlzeit sein, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt.
Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab für die Einordnung ist vielmehr, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten tritt, welche üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird.
Teilnahme an der Mahlzeit
Zu Kürzen ist die Verpflegungspauschale auch, selbst wenn die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit vom Arbeitnehmer nicht eingenommen wird oder die Aufwendungen für die vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit niedriger sind als der jeweilige pauschale Kürzungsbetrag. Die Kürzung kann nur dann unterbleiben, wenn der Arbeitgeber keine Mahlzeit zur Verfügung stellt, z. B. weil er die entsprechende Mahlzeit abbestellt oder der Arbeitnehmer die Mahlzeit selbst veranlasst und bezahlt.
Essensmarken sind keine Mahlzeit
Bei der Hingabe von Essensmarken durch den Arbeitgeber im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers, handelt es sich in der Regel nicht um eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit, sondern lediglich um eine Verbilligung der vom Arbeitnehmer selbst veranlassten und bezahlten Mahlzeit.
Mahlzeiten mit amtlichem Sachbezug können mit anderen Kosten verrechen werden.
Wenn eine Dienstreise zu einem Seminar, bei dem eine Mahlzeit gereicht wurde unter 8 Stunden ist, ist die Mahlzeit (unter 60 EUR) mit dem Sachbezugswert zu bewertet.
Dieser kann mit anderen Erstattungen z.B. Pauschalen für Kfz oder Nebenkosten verrechnet werden.
2.Ergänzungen bei der Definition der ersten Tätigkeitsstätte
Baucontainer als erste Tätigkeitsstätte
Eine erste Tätigkeitsstätte ist eine von der Wohnung getrennte ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmtem Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.
Neu ist das Baucontainer, die z. B. auf einer Großbaustelle längerfristig fest mit dem Erdreich verbunden sind und in denen sich z. B. Baubüros, Aufenthaltsräume oder Sanitäreinrichtungen befinden, „ortsfeste“ betriebliche Einrichtungen darstellen.
Zuordnen einer Tätigkeitsstätte bei einem Dritten
Die Zuordnung erfolgt das der Arbeitnehmer unbefristet an einer Tätigkeitsstätte tätig wird. Wird nur eine Dienstleistung eines Dritten in Anspruch genommen oder einen Einkauf getätigt, reicht dies als Tätigkeit nicht. Zudem muss der Arbeitnehmer persönlich erscheinen.
Die Abgabe von Krank- oder Urlaubsmeldungen durch Dritte (z. B. mittels Post, Bote oder Familienangehörige) reicht für eine Zuordnung nicht aus, da ein Tätigwerden auch ein persönliches Erscheinen des Arbeitnehmers voraussetzt.
3. Verpflegungspauschalen
Verpflegungspauschalen bei eintägigen Reisen mit mehreren Abwesenheitszeiten
Unternimmt der Reisenden mehrere Auswärtstätigkeiten an einem Tag so dürfen die Zeiten zusammenaddiert werden. Ergeben diese mehr als 8 Stunden Abwesenheitszeit, so kann die Pauschale von 14 EUR erstattet werden.
Verpflegungspauschalen bei An- und Abreise vom mehrtätigen Reisen an einem Tag
Ist ein Reisender an einem Tag von einer Auswärtstätigkeit nach Hause gekommen und noch am gleichen Tag auf eine weitere mehrtägige Dienstreise weitergefahren, so ist ihm für den Tag nur 12 EUR als pauschale zu zahlen. 24 EUR können ihm nur bei 24 stündiger Abwesenheitszeit erstattet werden.