Inhalt: SD-Reisekosten und die Reisekostenabrechnung 2014


Erste Tätigkeitsstätte

Im neuen Paragraf §9 Abs. 4 ESTG wird der Begriff der ersten Tätigkeitsstätte statt der regelmäßigen Arbeitsstätte verwendet.

Wichtig ist: Es kann nur noch eine erste Tätigkeitsstätte geben.

Weshalb ist die Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte so wichtig?
Fahrten zu der ersten Tätigkeitsstätte sind keine Auswärtstätigkeiten, sondern wie früher Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Nur Dienstfahrten von der ersten Tätigkeitsstätte bzw. Wohnung sind Auswärtstätigkeiten. Erst dann besteht die Möglichkeit Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und sonstige Nebenkosten zu erstatten.
Aus diesem Grund hat die Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte eine weitreichende Bedeutung.

Wie ordnet man eine erste Tätigkeitsstätte zu?

Eine erste Tätigkeitsstätte ist die
- ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers,
- eines verbundenen Unternehmens
- oder eines vom Arbeitgeber bestimmtem Dritten,
der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.


Die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte wird anhand der arbeitsrechtlichen bzw. dienstrechtlichen Zuordnung des Arbeitgebers bestimmt. Entscheidend ist, was der Arbeitgeber als erste Tätigkeitsstätte festlegt.

Bisher konnte eine regelmäßige Arbeitsstätte nur an betrieblichen Einrichtungen des Arbeitgeber vorliegen. Der Bereich ist jetzt erweitert worden. Es kann die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines rechtlich verbundenen selbstständigen Unternehmens / Tochtergesellschaft oder eines Kunden sein. Aber sie muss dauerhaft zugeordnet sein. D. h. die dienstrechtlichen Zuordnung sollte keine zeitlich Begrenzung enthalten. Wird von mehr als 48 Monaten also 4 Jahren gesprochen, so kann es als erste Tätigkeitsstätte festgelegt werden.


Neue Inlandstagessätze

Bei eintägigen Dienstreisen gibt es nur noch eine Zeitgrenze. Sie erhalten bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit 12,00 EUR Verpflegungspauschalen. Das ist doppelt so viel wie zuvor.

Bei mehrtägigen Dienstreisen gilt ebenfalls  nur eine Zeitgrenze und zwar für 24 Stunden Abwesenheit.

Für den Abreisetag können Sie 12 EUR Verpflegungspauschale abrechnen, ebenso nochmals 12 EUR für den Rückkunftstag. Für jeden Tag vollständiger Abwesenheit gelten 24,00 EUR Verpflegungspauschalen.

Es gibt ab 1. Januar 2014 keine Zeitgrenzen mehr für mehrtägige Reisen.

Bei zweitägigen Reisen ohne Übernachtung können die Zeiten zusammen addiert werden und bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit sind 12 EUR zu erstatten. Auch hier gibt es keine Zeitgrenzen mehr.

SD-Reisekosten fragt sie beim Speichern einer zweitägigen Reise ob sie nun übernachtet haben oder nicht. Falls sie nicht übernachtet haben wird bei Optionen die Übernachtungspauschale deaktiviert. SD-Reisekosten addiert dann die Abwesenheitszeit auf . Wird später ein Hotelbeleg erfasst, so wird die Reise wie eine normale mehrtägige Reise berechnet. Im Menü Extras Tagessätze können sie diese Regelung aktivieren.

 

Neue Auslandstagessätze

Entsprechen den obigen neuen Zeitgrenzen gibt es neue Auslandstagessätze. Es gelten die alten Grundsätze. Der Tagessatz für eine Auswärtstätigkeit richtet sich nach dem Land, das zuletzt bis 24:00 Uhr erreicht wurde,  oder, wenn dieses Land im Inland liegt nach dem  letzten Tätigkeitsort im Ausland.

 

Bewirtungen

Finden Bewirtungen statt, so sind die Verpflegungspauschalen um 20% für Frühstück, 40% für Mittag und 40% für das Abendessen zu kürzen, und zwar mit dem Tageshöchstsatz für eine mehrtätige Reise.

 

Sachbezugswert bei Auswärtstätigkeiten

Hier gilt eine Grenze von 60 EUR inklusive der Getränke und Umsatzsteuer. Mahlzeiten unter 60 EUR sind mit dem Sachbezugswert anzusetzen. Sie gelten als übliche Mahlzeit. Die Zahlung des Sachbezugswerts entfällt, wenn eine Verpflegungspauschale gezahlt werden könnte und somit die obigen Kürzungen stattfinden. Über 60 EUR sind die Mahlzeiten mit dem vollen Wert anzusetzen, da es sich um ein Belohnungsessen handelt. Hierbei ist eine Kürzung der Pauschale nicht mehr vorzunehmen.

 

Frühstück bei Übernachtungen im Hotel

Wird das Hotelfrühstück erstattet und die Rechnung ist auf den Unternehmer ausgestellt, so ist es eine Bewirtung und die Verpflegungspauschale ist um 20% zu kürzen. Der Sachbezugswert ist nicht mehr anzusetzen.

Dies gilt nur für Arbeitnehmer. Bei Selbstständigen kann die Kürzung nur erfolgen, wenn das Frühstück nicht einzeln in der Rechnung aufgeführt ist. Ansonsten sind die Frühstückskosten herauszurechnen.

SD-Reisekosten bietet beim Hotelbeleg den Schalter Abzug. Hier können sie für Frühstück, Mittagessen,Abendessen den pauschalen Abzug von den Verpflegungskosten einstellen. Die Sachbezugswerte können nicht mehr verwendet werden. In der Hauptmaske Reisebericht gibt es zudem noch den Schalter Abzug. Ist dort gekürzt worden, so ist der jeweilige Kürzungsteil gesperrt.

 

Bewirtung von Kunden bei Auswärtstätigkeiten

Werden Kunden auf Dienstreisen bewirtet, so ist die Verpflegungspauschale zu kürzen mit Frühstück: 20%, Mittagessen: 40% und Abendessen: 40% des Tageshöchstsatzes. Der Sachbezugswert ist nicht anzusetzen. Keine Beachtung der 60 EUR Grenze. (Siehe BMF Schreiben Satz 77).

Fand die Kundenbewirtung ohne Anspruch einer Verpflegungspauschale (Dienstreise unter 8 Stunden) statt, so ist nichts zu kürzen aber auch kein Sachbezugswert. (Siehe BMF-Schreiben Satz 70 und R8.1 Absatz 8).

SD-Reisekosten kürzt automatisch die Verpflegung, wenn die Belegart Bewirtung, mit Kunde Frühstück, Kunden Mittag usw. erfasst wird. Falls kein Beleg vorhanden ist kann ein Beleg mit Betrag 0,00 EUR eingetragen werden. In der Hauptmaske Reisebericht gibt es zudem noch den Schalter Abzug. Ist schon ein Beleg eingetragen so ist der jeweilige Kürzungsteil gesperrt.

 

Fremdbewirtung von einem Kunden/Lieferanten

Wird der Arbeitnehmer von einem dritten eingeladen und bewirtet, so ist nichts zu kürzen. Auch kein Sachbezug. (Siehe BMF Schreiben Satz 78).

 

Arbeitsessen bei einer Auswärtstätigkeit

Ist der Preis unter 40 EUR und ein Arbeitsessen, so ist auch die Verpflegungspauschale zu kürzen. Bei Reisen unter 8 Stunden ist kein Sachbezugswert anzusetzen. (Siehe BMF-Schreiben Satz 70 und R8.1 Absatz 8).

SD-Reisekosten ermöglicht Ihnen beim Bewirtungsbeleg mit Arbeitgeber Frühstück/Mittag/Abendessen dies zu erfassen. Die Verpflegungspauschale wird automatisch entsprechend gekürzt.

 

Bewirtung durch den Arbeitgeber
bei einem eintägigen Seminar unter 8 Stunden

Ist die Auswärtstätigkeit unter 8 Stunden, so ist der Sachbezugswert anzusetzen, wenn der Wert der Mahlzeit unter 60 EUR liegt. Ansonsten ist der vollen Wert der Mahlzeit der Lohnsteuer zu unterwerfen.

SD-Reisekosten stellt  zwei Möglichkeiten hierzu zur Verfügung. Einmal im Dialog Reisebericht mit dem Schalter Sachbezug oder als Bewirtungsbeleg mit Arbeitgeber Frühstück/ Mittag/Abendessen Sbzw.
Bei Belegen mit 0,00 EUR wird der Sachbezugswert automatisch verwendet. Wird hingegen  der volle Wert der Mahlzeit eingetragen, so wird dieser verwendet. Ist durch ein Beleg oder in der Hauptmaske eine Kürzung eingetragen so ist der jeweilige Kürzungsteil im Dialog gesperrt.

 

Fahrtkosten

Bei Benutzung eines Kraftwagens können 0,30 EUR pro gefahren Kilometer als Pauschale angesetzt werden. Für andere motorbetrieben Fahrzeugen gibt es 0,20 EUR. Die Pauschale für die Benutzung eines Fahrrad entfällt.

Auch die zusätzliche Pauschale für Mitfahrer ist nicht mehr aufgeführt und entfällt.( Siehe BMF-Schreiben Satz 36 und Bundesreisekostengesetz).

 

Zusammenfassung:

Reisenkostenabrechnungen mit SD-Reisekosten sind wie immer einfach:

  1. Reisedaten und Belege wie bisher erfassen.

  2. Bei Bewirtung sind fast immer die Verpflegungspauschalen um 20% fürs Frühstück, 40% fürs Mittagessen, 40% fürs Abendessen zu kürzen. SD-Reisekosten macht dies automatisch für Sie.

  3. Teilnahme an einer Bewirtung, aber kein Beleg, dann kann der Abzug mit 0,00 EUR als Bewirtungsbeleg erfasst werden.