Fragen und Anworten Reisekostenrecht

• Wann ist bei Bewirtungen zu kürzen ?

• Wann ist der Sachbezugswert anzusetzen ?

• Wie muß ich den Sachbezugswert erfassen ?

• Bei Übernachtungen werden die Frühstücke nicht richtig gekürzt ?

• Es sollen keine Pauschalen für die Übernachtungen erstattet werden.

• Wieso erhalte ich für Übernachtungen im Inland keine Pauschalen ?

• Wie kann die Frühstückspauschale vom Hotelbeleg abgezogen werden, ohne das ich den Wert des Hotelbeleges erfasse ?

• Wieso bekomme ich beim Rückreisetag einer Auslandsreise den Tagessatz des Auslandes ?

Wann ist bei Bewirtungen zu kürzen ?

Wenn Sie aus geschäftlichen Veranlassungen jemanden bewirten, so sind seit dem 1.1.1996 keine Kürzungen mehr vorzunehmen.
Anders verhält es sich, wenn es sich um ein Arbeitgeberessen handelt. Hierbei bestellt der Arbeitgeber das Essen im vorraus. In diesem Fall ist der Sachbezugswert anzusetzen.

Wann ist der Sachbezugswert anzusetzen ?

Es gibt Fälle, die im Rahmen von Bewirtung zum lohnsteuerpflichtigen Lohn führen. Erhalten Sie als Arbeitnehmer von Ihrem Arbeitgeber auf einer Dienstreise eine kostenlose Mahlzeit, z.B. Kantinenessen oder ein Essen im Hotel, so gilt dies als geldwerter Vorteil, sozusagen zusätzlicher Arbeitslohn. Dieser zusätzliche Arbeitslohn muß lohnversteuert werden.

Grundsätzlich müsste der Gesamtpreis des Essen angesetzt werden. Aber da es eine Dienstreise war, kann der amtliche Sachbezugswert genommen werden. Dieser ist in der Regel geringer als der eigentliche Wert der Mahlzeit Zum Beispiel im Jahre 2003 betrug der Sachbezugswert für Frühstück 1,43 EUR und Mittag/Abendessen 2,55 EUR

Dieser lohnsteuerpflichtige Arbeitslohn müßte in der Lohnbuchhaltung erfaßt werden. Als Arbeitgeber können Sie dies umgehen, indem Sie entweder den Sachbezugswert der Mahlzeit sich vom Arbeitnehmer in bar zurückerstatten lassen oder von den anderen erstattungsfähigen Reisekosten (Fahrtkosten, Übernachtungskosten usw..) abziehen und somit einbehalten. In diesen Fällen findet keine Lohnversteuerung statt.

Weitere Fälle eines kostenlosen Arbeitgeberessens sind Seminar/ Fortbildung/Tagung, die der Arbeitgeber bezahlt und die ein für den Arbeitnehmer kostenloses Mittagessen beinhalten. Diese Essen sind mit dem amtlichen Sachbezugswert lohnzuversteuern.

Zu beachten ist aber, daß der Arbeitgeber die Mahlzeit im vorraus bestellt hat. Eine Ermächtigung für den Reisenden, daß er eine Mahlzeit im Namen der Firma bestellen kann und auf Firmenkreditkarte bezahlt, reicht nicht aus.

Wie muß ich den Sachbezugswert erfassen ?

In SD-Reisekosten erfassen Sie Arbeitgeberessen, die Sie kostenlos an Ihren Arbeitgeber abgegeben haben, als Bewirtungsbeleg mit dem Betrag 0 EUR und dem entsprechenden Essen ( Arbeitgeber Frühstück, Arbeitgeber Mittagessen, Arbeitgeber Abendessen). SD-Reisekosten weist dann automatisch anhand der Essenart den entsprechenden lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn aus.
Tragen Sie hingegen einen Bewirtungsbetrag ein, so wird der ganze Betrag als lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn ausgewiesen. Dies ist der Fall bei regelmäßigen Geschäftsleitersitzungen. Diese gereichten Essen sind nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert, sondern mit dem vollen Betrag des Essens lohnsteuerpflichtig.

Bei Übernachtungen werden die Frühstücke nicht richtig gekürzt ?

Das Ab. Datum im unteren Teil der Belegeingabemaske wurde nicht richtig gesetzt. Dort sollte der Hotelankunftstag des Reisenden in das Hotel eingegeben werden. Das Belegdatum entspricht ja dem Abreisetag an dem Sie die Rechnung zahlen. Mit diesen beiden Daten kann die Differenz der Tage und somit die Anzahl der Frühstücke berechnet werden.

Hierbei handelt es sich meistens um Reisen, bei denen die Hotels innerhalb einer Reise gewechselt werden. Oder der Reisenden bezieht sein Hotel nicht am ersten Reisetag. SD-Reisekosten geht vom einem Regelfall aus, bei dem ein Reisender während der gesamten Reise nur in einem Hotel übernachtet.

Es sollen keine Pauschalen für die Übernachtungen erstattet werden.

Erfassen Sie hierzu einfach keine Hotelbelege oder löschen die vorhandenen. Anschliessend setzen Sie den Berechnungsmodus von Automatik auf Verpf.(P)/Übern.(E). Somit wird Ihnen nur der Pauschalsatz für Verpflegung berechnet. Die Übernachtungskosten für den Einzelnachweis werden nicht berechnet, da ja keine Belege vorhanden sind.

Wieso erhalte ich für Übernachtungen im Inland keine Pauschalen ?

Nur Angestellten kann eine Pauschale für Inlandsübernachtungen erstattet werden. Selbständigen bleibt dies verwehrt. Gehen Sie auf das Menue Personal ändern und kontrollieren Sie den Eintrag im unteren rechten Teil der Maske.

Wie kann die Frühstückspauschale vom Hotelbeleg abgezogen werden, ohne das ich den Wert des Hotelbeleges erfasse ?

Sie erfassen ganz einfach in der Belegmaske ein Hotelbeleg mit Kürzung Frühstück und geben als Betrag 0,00 EUR an.
Beachten Sie aber:

Das Belegdatum entspricht dem Tag an dem Sie das Hotel verlassen haben und das Ab. Datum entspricht dem Tag an dem Sie im Hotel angekommen sind.

Wieso bekomme ich bei dem Rückreisetag bei einer Auslandsreise den Tagessatz des Auslandes

Für den Rückkehrtag ins Inland bei einer Auslandreise steht Ihnen das Auslandstagegeld des zuletzt besuchten Landes zu. Meistens startet man morgens vom Hotel aus zur Heimreise und kommt abends an. Damit hat man zwar an diesem Tag das Inland als letztes Land vor 24:00 Uhr erreicht, aber es gilt als Rückreisetag und somit ist das letzte Tätigkeitsland für den Tagessatz entscheident. SD-Reisekosten berechnet immer automatisch für den Rückreisetag, den Tagessatz des zuletzt besuchten Landes.

Anders sieht es aus , wenn der Reisende ein Tag im Ausland war und am selben Tag ins Inland zurückkehrt, aber nicht ins Büro sondern die Reise im Inland fortsetzt. Bei diesen Reisen ist der erste Tag mit den Auslandstagessätzen anzusetzen, der zweite aber mit den Inlandstagessätzen. Um dies zu ermöglichen tragen Sie den Grenzübertritt für den ersten Tag ein.