Reisekostenabrechnung: Kürzung des Frühstücks bei Hotelrechnungen
Die neue Regierung hat seit dem 1.1.2010 den Steuersatz bei Hotelübernachtungen von 19% auf 7% herabgesetzt.
Das Frühstück hingegen hat aber weiterhin den vollen Steuersatz von 19%.
In der Praxis haben sich bei der Reisekostenabrechnung einige Probleme ergeben.
Für die Praxis hat das BMF in den Lohnsteuerrichtlinen 2011 (LStR) neue Regeln aufgestellt.
Grundproblematik:Getrenntes Ausweisen der Frühstückskosten
Damit die Hotelrechnungen umsatzsteuerlich korrekt sind müßen die Hoteliers, das Frühstück
in der Rechnung getrennt ausweisen.
Das heißt der pauschale Abzug von 4,80 EUR ist nicht mehr möglich. Diesen dürfen Sie
nur vornehmen laut den Lohnsteuerrichtlinien, wenn der Preis für das Frühstück nicht festellbar ist.
Somit darf nur der Preis für die Übernacht als Betriebsausgabe oder dem Angestellten nur
der Übernachtungspreis erstattet werden. Der Preis für das Frühstück bleibt unberücksichtigt.
Beispiel :
Hotelrechnung 100,00 EUR davon 80,00 EUR Übernachtung mit 7% USt. und 20,00 EUR mit 19% USt.
Es darf nur die 80,00 EUR erstattet werden. Auch die Vorsteuer darf nur aus den 80,00 Eur gezogen werden,
da der Unternehmer die Verpflegungskosten nicht voll getragen hat. ( Abschnitt 12 Abs. 13 S1 UStR ).
Das BMF bietet hierzu zwei Lösungen an :
- Wenn die Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber ausgeht,
ist ein Frühstücksansatz mit dem Sachbezugswert von 1,57 EUR zulässig.
Hierzu gibt es neue Erleichterungen in den LStR 2011.
- Die Anwendung der 4,80 EUR Regelung ist weiterhin möglich,
wenn das Frühstück in einem Paket z.B. als Buisness Package mit anderen Leistungen
zusammen in der Rechnung ausgewiesen wird.
Lösung 1: Das Hotelfrühstück hat der Arbeitgeber veranlasst
Eine Lösung war schon vor dem neuen BMF-Schreiben möglich, wenn der Arbeitgeber das Hotel im voraus bestellt hat
und sich schriftlich mit dem Hotel in Verbindung gesetzt hat So kann der Arbeitgeber
dem Arbeitnehmer alles erstatten
( siehe R8.1 Abs 8. Nr2. LStR 2008). Er braucht nur dem Arbeitnehmer den Sachbezugswert für
Frühstück (für 2010 ) in Höhe von 1,57 EUR lohnzuversteuern oder von anderen Reisekostenerstattungen
des Arbeitnehmers abzuziehen.
Beispiel :
Das Hotel wurde vom Unternehmer bestellt die Hotelrechnung beträgt 100,00 EUR davon 80,00 EUR
Übernachtung mit 7% USt. und 20,00 EUR mit 19% USt. Der Unternehmer darf die 100 EUR dem Arbeitgeber erstatten.
Der Sachbezugswert von 1,57 kann von der Erstattung abgezogen werden oder ist als zusätzlicher Lohn zu behandeln.
Die Vorsteuer darf aus den 80,00 EUR zu 7% und den 20,00 EUR zu 19% abgezogen werden,
da die Leistungen für das Unternehmen bezogen wurden.
Die Voraussetzungen sind nun in den Lohnsteuerichtlinien 2011 besser und einfacher geregelt:
Ein in Verbindung mit einer Übernachtung gewährtes Frühstück bei einer Auswärtstätigkeit
ist grundsätzlich vom Arbeitgeber veranlasst , wenn
-
die im Interesse des Arbeitgebers unternommene Auswärtstätigkeit zu der
Übernachtung mit Frühstück führt und die Aufwendungen deswegen vom Arbeitgeber
dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden,
-
die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.
Wenn die Rechnung also auf den Unternehmer lautetund vollständig erstattet wird
geht das Finanzamt davon aus das die Mahlzeit vom Arbeitgeber
veranlasst ist. Zudem ist es unerheblich wie die Rechnung beglichen wird.
Lösung 2: Business Package oder Servicepauschale
Die Hotels fassen in der Rechnung das Frühstück mit anderen Leistung wie Parken,Fitnessgerätebenutzung,
Internetbenutzung zusammen.
Hier ist also der Preis für das Frühstück nicht mehr einzeln aufgeführt sondern in einer Sonderposition zu 19%.
Laut den neuen Lohnsteuerrichtlinien 2011 kann somit die vollständige Erstattung erfolgen und das Frühstück pauschal
mit 4,80 EUR von der Gesamtrechnung abgezogen werden.
Beispiel :
Die Hotelrechnung beträgt 100,00 EUR davon 80,00 EUR Übernachtung mit 7% USt.
und 20,00 EUR mit 19% USt. für ein Business Package. Der Unternehmer darf die 100 EUR
dem Arbeitgeber erstatten. Das Frühstück kann mit 4,80 EUR abgezogen werden. Die Vorsteuer
darf aus den 80,00 EUR zu 7% und den 20,00 EUR zu 19% abgezogen werden,
da die Leistungen für das Unternehmen bezogen wurden.
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